Sie haben ein Büro, eine Kanzlei oder ein großes Unternehmen (mit mehreren Standorten) und sind mit ihrer IT-Infrastruktur unzufrieden? Was gehört überhaupt zu so einer IT-Infrastruktur und welche Möglichkeiten bietet die moderne IT für Ihr Unternehmen und Ihren Erfolg? Angefangen bei selbstständigen Einzelpersonen bis hin zu großen Unternehmen kann man durch gute Vorplanung oder Änderung der IT-Infrastruktur viel Zeit und Geld sparen, sowie ein gutes Gefühl bezüglich der Datensicherheit und -integrität erhalten, was insgesamt weniger beruflichen Stress bedeutet, den keiner von uns gebrauchen kann.
In diesem Blogartikel erkläre ich Ihnen, was zu einer guten IT-Infrastruktur in den Büroräumlichkeiten gehört und wie Sie dafür sorgen können, dass Teamwork in Ihrem Unternehmen frischen Wind bekommt, sodass Projekte schneller, günstiger und komfortabler bearbeitet werden können.
Irgendwann standen Sie vor der Entscheidung wie die IT ihrer Mitarbeiter und Ihre beruflich genutzten Räumlichkeiten aussehen und ausgestattet sein sollen. Vielleicht haben Sie, um Geld zu sparen,
Daraufhin hat sich eine Routine gebildet, die für Sie und Ihre Mitarbeiter funktioniert wodurch nun für Sie die eigentliche Arbeit im Vordergrund steht. Wenn Sie sich aber in den obigen Punkten wiederfinden oder aber das Gefühl haben, dass Sie öfter mit Ihren IT-Werkzeugen als der eigentlichen Arbeit zugange sind, dann trügt Sie ihr Gefühl nicht und es gibt Raum für Verbesserung; entweder in finanzieller oder in zeitlicher Form.
Betrachten wir wie eine mögliche ideale IT-Infrastruktur aussehen kann, damit Sie eine Vorstellung von den Möglichkeiten erhalten. Wir betrachten hierbei den fiktiven Fall einer Steuerkanzlei, dessen Büro sich in einer Stadt mit vielen Einwohnern befindet.
Herbert Steuermeier möchte mit seinem Partner Peter Steuermuffel eine Steuerkanzlei gründen und sucht dafür Büroräumlichkeiten. Bevor man sich für einen konkreten Standort entscheidet sollte man überprüfen wie die Verfügbarkeit für einen Internetanschluss aussieht, da dies das Rückgrat der digitalen Anbindung nach außen für das Unternehmen darstellt. Da Steuererklärungen zum Beispiel neuerdings elektronisch übertragen werden und meistens ein geringes Datenvolumen besitzen, ist eine stabile und ausfallfreie Internetverbindung wichtiger als eine hohe Internetgeschwindigkeit. Ausfallsicherheit ist ein Stichwort, das Internetanschlüsse für Privatanwender direkt ausschließt, da in solchen Verträgen keine hohe Verfügbarkeit garantiert wird. Ideal wäre also ein Übertragungsmedium mit hoher Ausfallsicherheit aufgrund der physikalischen Beschaffenheit des Mediums selbst und ein Internetanbieter, der Tarife mit Ausfallsicherheit (bzw. Verfügbarkeitsgarantie mit Gebührrabattierung/Sonderkündigungsrecht) für Geschäftskunden anbietet.
Für eine endgültige Entscheidung muss allerdings vorher noch klar sein, ob Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel für ihre Kanzlei "Steuermeier und Steuermuffel Gesellschaft für Steuerberatung mbH" einen Webauftritt einplanen (was sie in jedem Fall tun sollten) und ob sie diesen über einen eigenen Server im Büro oder einen Server eines Hosting-Providers bereitstellen wollen. Da ein Webauftritt zur Informationsbereitstellung für Kunden eher wenig Traffic (Datenumsatz) erzeugt, ist es durchaus plausibel dafür einen eigenen Server zu verwenden, sofern man nicht auf eine hohe Verfügbarkeit angewiesen ist, bei der ein Tag Ausfall (etwa durch Versagen der Server-Hardware, sofern nicht redundant ausgelegt) nicht hinnehmbaren Schaden verursacht. Zusätzlich könnte man den Email-Verkehr über einen solchen Server realisieren, wobei man als Ausfallsicherheit einen oder mehrere weitere Alternativ-Emailserver angeben kann, womit weiterhin nur der Webauftritt von einem Ausfall betroffen wäre.
Die Vorteile eines solchen eigenen Servers sind langfristige Kostenersparnis durch Nutzung vorhandener Ressourcen (Internetleitung + Strom), statt der Bereicherung eines externen Anbieters; Nachteile sind die Anschaffungs- und die Einrichtungskosten, sowie die geringere Funktions-Redundanz gegenüber Cloud-Lösungen. Was Datensicherheit betrifft nehmen sich beide Varianten nicht viel, sofern man die dafür notwendigen Vorkehrungen trifft.
Herbert Steuermeier und sein Partner entscheiden sich dafür aufgrund der sensiblen Kundendaten so wenig ihrer Daten auszulagern wie nur irgend möglich und entscheiden sich für eine zentrale Serverlösung im Büro. Was bedeutet das für die Entscheidung bezüglich des Internetanschlusses und somit der Entscheidung über den Standort? (Sie merken vielleicht an dieser Stelle wieviele Dinge zu berücksichtigen sind, bevor man eine konkrete, ideale Entscheidung treffen kann.) Für einen eigens betriebenen Server am eigenen Standort ist eine statische, also feste IP-Adresse, die durch den Internet-Provider bereitgestellt wird, von großem Vorteil, allerdings kein Zwang. Zusätzlich wäre ein synchroner Internetanschluss, also ein Internetanschluss mit gleich hoher Download- und Uploadgeschwindigkeit in der Regel ein Muss um den Upload-Anforderungen eines Webservers gerecht zu werden.
Internetanbieter vermeiden bewusst das günstige Angebot von synchronen Internetanschlüssen oder statischer IP-Adressen um dem üblichen Privatkunden die Möglichkeit zu nehmen einen eigenen Webserver zu betreiben, da diese die Leitungen durch permanente Zugriffe von außen besonders belasten können. In der Realität kann man jedoch mit Hilfe dynamischer DNS-Dienste eine Domäne auch einer der dynamischen (spätestens alle 24 Stunden wechselnden) IP-Adressen üblicher Internetanschlüsse zuordnen, was mitunter sogar kostenlos möglich ist. Aktuelle Internetanschlüsse, vor allem der (Fernseh-)Kabelbetreiber, sind zudem trotz der asynchron verteilten Bandbreite mit ausreichend hohen Upload-Geschwindigkeiten für das Bereitstellen eines rein informativem Webauftritts und eines Email-Dienstes für einige Mitarbeiter ausgestattet.
Für die zwei Steuerberater stellt sich also die Frage: Können sie an dem Standort ihrer Wahl einen Internetanschluss mit ausreichend hoher Upload-Geschwindigkeit erhalten? Ausreichend hoch ist hierbei ein gleitender Wert und fallweise abhängig. Nehmen wir an, dass in diesem Fall mindestens 5MBit/s gefragt sind. Diesen Wert erreicht man bei asynchronen DSL-Anschlüssen meist erst mit der VDSL-Technik (abgesehen von optional zubuchbaren Uploadgeschwindigkeiten), die bei weitem nicht überall verfügbar ist, während Kabelbetreiber diesen Wert bereits mit den günstigsten Tarifen erreichen und je nach Bundesland ein gut verbreitetes Netz haben. Bessere Varianten mit höheren Uploadgeschwindigkeiten sind ggf. über bestehende Leitungen oder FTTS/FFTH-Lösungen verfügbar, führen für dieses Beispiel aber zu weit.
Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel sind kurz davor sich für einen Standort mit einer Kabelnetzbetreiber-Lösung mit 50MBit/s Download, 5MBit/s Upload, bei der statische IP-Adressen inklusive sind zu entscheiden. Bevor sie diese Entscheidung treffen müssen sie sich überlegen, welche Unternehmensprozesse von diesem Internetanschluss abhängen und bei Überlastung der Bandbreite versagen könnten und welche Konsequenzen dies hätte.
Möglicherweise sind aber auch die folgenden Aspekte für Sie interessant:
Heimarbeit
Wenn man zum Beispiel Mitarbeitern ermöglichen möchte auch mal von zu Hause zu arbeiten, benötigen diese Zugriff auf die unternehmensinternen Daten. So ein Zugriff ist bandbreitenintensiv für den Upload, 5MBit/s reichen hier zusätzlich zu den anderen Anforderungen wahrscheinlich nicht mehr aus.
Telefonie
Aufgrund der unglaublich komfortablen Eigenschaften von VoIP-Telefonie gegenüber der klassischen Telefonie (z.B. per ISDN) empfehle ich jederzeit einen guten VoIP-Provider mit Businesstarif inkl. virtueller Telefonanlage und Fax2Mail zu wählen. Dies setzt natürlich eine möglichst ausfallfreie Internetleitung mit stets verfügbarer Bandbreite voraus. Für kleinere Unternehmen reichen 5 MBit/s Upload hierfür bereits aus.
Videokonferenzen
Zwischen Telefon- und Kundenkontakt vor Ort gibt es noch die Möglichkeit der Videokonferenzen um mit Kunden zu kommunizieren. Diese verbrauchen ggf. aber auch eine nennenswerte Bandbreite.
Freigabe von Daten zum Download durch Mandanten (die ggf. zu groß für Emails sind)
Unternehmensinterne Daten, die Mandanten herunterladen können, etwa zum Beispiel die gesammelte Ladung aller eingereichten Rechnungen in digitaler Form oder dergleichen, könnten Mandanten bereitgestellt werden. Dies wäre eine Erweiterung der Funktionalität des Webservers, die eine sporadisch extrem hohe Belastung des UPstreams mit sich ziehen würde. Im Prinzip ist dies der Anwendungsfall der Heimarbeit mit seltenerer, jedoch heftigerer Belastung.
Externe Backups
Solange sie verschlüsselt geschehen sind externe Backups durchaus auch eine Option, um die Redundanz der gesicherten Daten zu erhöhen. Dies würde den UPstream komplett vereinnahmen, allerdings könnte man dies zu einer spätnächtlichen Uhrzeit machen oder das Backup inkrementell (änderungsbasiert und portionsweise) erstellen, wodurch die Belastung zunehmend irrelevant wird.
Die Steuerberater entscheiden sich dafür, dass sie Heimarbeit ausschließen, da ihr Wunschbüro von zu Hause sehr gut und schnell erreichbar ist und wollen keine externen Backups nutzen, da ihnen lokale Redundanz ausreicht. Ansonsten sind sie aber sehr an VoIP-Telefonie und Freigabe der Daten für Mandanten interessiert. Insgesamt sollte der oben erwähnte Internettarif damit ausreichen, kann aber auch jederzeit unkompliziert auf den nächsthöheren Tarif erhöht werden, sollten sich die Anforderungen hier ändern. Es ist nur wichtig vorher zu klären ob und in welchem Ausmaß der Tarif noch "Platz nach oben" bietet, denn ein Internetanbieterwechsel im laufenden Betrieb des Unternehmens kann sehr stressig werden oder gar Ausfallzeiten mit sich führen; flüssige Übergangslösungen sind zwar möglich müssen aber entweder von einem Experten geplant werden und/oder sind besonders teuer. Gutes Vordenken kann Ihnen solche Probleme der Zukunft ersparen!
Die Lokalität ist geklärt, die Datenanbindung an den Rest der Welt auch. Jetzt muss geklärt werden welche Werkzeuge die Lokalität und diese Datenanbindung nutzen werden. Da VoIP bevorzugt wird, sind also sogenannte SIP-Telefone gefragt. Die meisten davon rangieren preislich in der Regel zwischen 50 und 300 Euro, besitzen einen Touch-Screen oder auch nicht, können mit externen Telefonbüchern umgehen oder auch nicht, et cetera. Zunächst werden Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel keine Sekretärin beschäftigen, sondern selbst alle Aufgaben übernehmen, bis die Anzahl der Kunden wächst. Deshalb ist es für sie besonders wichtig möglichst wenig Zeit mit der Kenntnis verschiedener Rufnummern, deren Zuordnung zu einem speziellen Kunden, der Zuordnung eines speziellen Kunden zu einer speziellen Anfrage und so weiter verbringen zu müssen. Hierzu wird mindestens eine Integration von digitalem Kunden- beziehungsweise Mandantenmanagement und der Telefonbuch-Funktion der SIP-Telefone notwendig sein, oder aber man verwendet gleich sogenannte Softphones, also Programme auf den eigenen Computern, die als Telefon dienen, da diese sehr gut mit der Integration von externen Kontaktdaten umgehen können.
Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel entscheiden sich dafür das Geld für SIP-Telefone zu sparen und dafür gute Funk-Headsets für ihren PC zu kaufen, welche sie dann für die Telefonie über Ihren PC mit Hilfe eines Softphones, oder aber auch für Skype-Telefonate, dem Hören von Musik und anderen Dingen verwenden können. Da beide ohne Computer sowieso nicht effizient arbeiten können und diese während der Arbeitszeit immer eingeschaltet sind, hätte ein SIP-Telefon vor allem einen ästhetischen Wert, würde aber nur sinnlose Kosten verursachen, Platz auf dem Schreibtisch wegnehmen und würde ein weiteres Ausfallrisiko darstellen (sofern nicht gleichzeitig auch Softphones verwendet werden). Natürlich müssten beide Steuerberater dann darauf achten, dass immer mindestens ein Computer eingeschaltet bleibt, falls einer von beiden den Computer neu starten muss oder dergleichen, damit einer von beiden Anrufe entgegennehmen und gegebenenfalls später weiterleiten kann. Dieser Umstand wird dann aber dadurch korrigiert, dass die Telefonanlage darauf programmiert wird ausschließlich während der Arbeitszeiten und während beide Computer nicht eingeschaltet sind die Anrufe auf die Mobiltelefone der beiden Steuerberater umzuleiten.
Vor allem für SekretärInnen oder DauertelefoniererInnen, wo die Telefonie absolut im Vordergrund steht, ergibt zumindest die Bereitstellung von SIP-Telefonen schon eher einen Sinn, da sie ein dediziertes Gerät für ihre Arbeit brauchen, das nicht vom Computer abhängt; für einzelne Arbeitsplätze ist es mehr eine Frage von Kosten versus Ästhetik und Prestige. Um SIP-Telefone dazu zu bekommen eine digital geführte Datenbank von Kunden/Mandanten und deren Telefonnummern zu verwenden um bei eingehenden Anrufen Namen anzuzeigen und für ausgehende Telefonate die Eingabe von Namen statt von Telefonnummern zu erlauben ist einiges an Aufwand vonnöten, je nachdem welches Modell von SIP-Telefon Sie verwenden. Daher ist die konsequente Verwendung von Softphones im ganzen Büro zunächst eine ungeheure Kosten- und Aufwandsersparnis.
Neben der üblichen Peripherie, wie etwa Tastatur, Maus und Webcam, müssen sich die beiden Steuerberater nun Gedanken um die büroeigene IT-Leistungs-Infrastruktur Gedanken machen. Da keine aufwendigen Berechnungen, sondern vielmehr klassische und dokumentenorientierte Office-Arbeiten anstehen werden kleine und energiesparende Workstations und ein kleiner, ebenfalls energiesparender Server mit ausfallsicherem Datenspeicher vom Profi des Vertrauens bezogen und eingerichtet. Herbert und Peter kaufen jeder außerdem noch zwei baugleiche Monitore mit mattem Display und Pivot-Funktion, um die Produktivität zu steigern. (Falls Sie noch nie mit zwei oder mehr Monitoren gearbeitet haben sollten, sollten Sie es unbedingt mal ausprobieren!)
Über den Server werden zentral die Daten der Steuerkanzlei gespeichert, die Webseite, sowie der Email-Service bereitgestellt und ein Zugriffspunkt für externen IT-Support geschaffen, sofern eine Fernwartung notwendig wird. Für die Workstations ist ein eigener großer Datenspeicher also überhaupt nicht notwendig, sondern lediglich eine schneller Systemdatenträger (Stichwort: SSD). Zusätzlich ist es möglich den Server als Systemverwalter zu verwenden, indem man vom Server aus Neuinstallationen des gesamten Systems oder Installationen einzelner Programme auf bestimmten Client-PCs im Büro auslösen kann, was wiederum der Fernwartung und der Reaktionszeit bei Problemen oder Ausfällen zuträglich ist.
Damit wäre alles geklärt bis auf die konkreten Arbeitsabläufe und die dafür idealen Software-Werkzeuge. Neben Spezialsoftware für bestimmte Berufe oder Branchen, wie etwa Ärzte oder KFZ-Werkstätten, gibt es natürlich die allgemeinen Bürosoftware-Lösungen wie etwa Microsoft Office. Zunächst wäre es vielleicht interessant zu erwägen ob eine kostenlose Variante, wie etwa LibreOffice, vielleicht auch in Frage kommen kann. Ansonsten bieten sich zunächst Office 365 Business oder Google Apps for Business als gute kostenpflichtige Lösungen an, die auch direkt eine Möglichkeit für die Arbeit mit dieser Bürosoftware am heimischen Computer (oder beliebigem anderen Gerät) ermöglichen.
Aber was ist mit der Verwaltung von Kundendaten (CRM)? Was mit Rechnungserstellung und -verwaltung? Angebote, Mahnungen, Briefe. Aktenordner über Aktenordner und wenn man mal etwas sucht, muss man blättern. Beobachtung von Kontobewegungen und die damit verbundene, sowie weitere Bürokratie, können mit modernen Dienstleistungen oder Programmen vollständig digital zusammengefasst und maximal automatisiert werden. Hierfür sind sogenannte SaaS (Software-as-a-Service)-Dienstleistungen auf dem Vormarsch. Zurzeit entwickle ich mit einem Team ein solches SaaS unter anderem für die Rechnungsstellung und für das Kundenmanagement um diese alltäglichen und generischen Aufgaben des Berufslebens für viele Unternehmen zu erleichtern.
Neben der Möglichkeit verschriftlichte Dokumente solcher Art zu scannen und so zum bequemen Durchsuchen verfügbar zu machen, bevor man sie endgültig im Aktenordner archiviert, besteht also auch die Möglichkeit all diese Bürokratie gleich digital zu erledigen, verlustsicher abzuspeichern und sich somit viel Platz im Aktenschrank und auch Arbeitszeit zu sparen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor sie möchten zu einer ganz bestimmten Kundennummer nicht nur Namen und Adresse des Kunden erfahren, sondern auch alle Rechnungen, Angebote und sogar Kommunikationsvorgänge wie Emails oder Briefe sehen, die sich auf den Kunden beziehen. Mit einer reinen oder teilweise rein schriftlichen Kundenverwaltung würde so ein Vorhaben relativ lange dauern oder gar am selben Tag unmöglich sein (je nach Ausmaß und Sorgfältigkeit der Aktenordner-Situation im Büro). Mit Hilfe eines hauptsächlich digitalen Systems zu diesem Zweck wären diese Informationen im besten Fall innerhalb weniger Mausklicks nicht nur vollständig zusammengefasst sondern allesamt nochmals durchsuchbar. (Notwendig etwa dann, wenn ein Kunde anruft, seine Kundennummer kennt und Informationen über eine Rechnung haben möchte von der er nur noch weiß, dass dort ein bestimmtes Produkt enthalten war; gar kein Problem für ein solches System!)
Da Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel sowieso die Ausfallsicherheit des Email-Dienstes den der büroeigene Server bereitstellt erhöhen möchten entscheiden sich die beiden für Office 365 Business, da sie beide in ihrer Ausbildung/in ihrem Studium zunächst viel Kontakt mit Microsoft Excel hatten und es gerne verwenden. Sowohl Office 365 Business als auch Google Apps for Business ermöglichen die Nutzung des dort eingebauten Email-Dienstes, was bei der Wahl auf eines der beiden Bürosoftware-Pakete aufgrund der hohen Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit auch durchaus Sinn ergibt.
Die restliche Wahl geeigneter Software-Dienstleistungen ist sehr breit gefächert und hängt von den Bedürfnissen der Anwender ab, weswegen wir diesen letzten Schritt an dieser Stelle ausklammern.
Herbert Steuermeier und Peter Steuermuffel haben nun ihr Büro und das Konzept ihrer Arbeitsabläufe fertiggestellt und damit ein gutes langfristiges Fundament für zeiteffiziente und moderne Arbeit in ihrer Steuerkanzlei gelegt. Im Falle des Falles können sie von zu Hause auf die Unternehmensdaten zugreifen oder bei Ausfall des Internets zumindest noch über die eigenen Mobiltelefone kommunizieren und mit lokal verfügbaren Daten arbeiten. Sollte eines der Festplatten in einem der Computer ausfallen kann diese ersetzt werden und deren Inhalt über den Server wiederhergestellt werden (im Server selbst dann über die Paritätsdaten).
Es tut gut, in einem modern durchdachten Büro zu arbeiten und keine Angst vor höherer Gewalt haben zu müssen. Wenn Sie Interesse an einer Beratung zu Ihren Büroräumlichkeiten und einer kosten- und zeitoptimierenden Veränderung in Selbigen haben, melden Sie sich gerne bei mir.
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