IT für Kanzleien und Praxen

Kanzlei-IT seit 2016

Arbeitsplätze, Drucker und Scanner, beA und Kanzleisoftware, Telefonanlage, Mailserver, Mailarchiv, Dateiablage, dazu die Rechner der Berufsträger zu Hause: Das betreuen wir seit 2016 für Steuer- und Anwaltskanzleien in Marburg, Stuttgart und im Rhein-Main-Gebiet.

Was hier anders ist als im Handwerksbetrieb

Mandanten- und Patientendaten brauchen besonders geschützte Zugänge. Neben dem Datenschutz ist dabei die berufliche Verschwiegenheit zu berücksichtigen. Wir dokumentieren, welche Konten und Dienstleister auf welche Daten zugreifen können, und begrenzen die Zugriffe auf die vereinbarten Aufgaben.

Zugriffe begrenzen

Für Mail und Dateiablage planen wir Lösungen mit möglichst geringen Zugriffsmöglichkeiten für Dienstleister, geeigneter Verschlüsselung und Sicherheitsschlüsseln zur Anmeldung. Die Kanzlei schließt den Vertrag mit dem ausgewählten Anbieter selbst. Wir richten ein, migrieren und dokumentieren. Benötigte Zugriffe während einer Migration oder Fernwartung werden vorab abgestimmt und anschließend wieder entzogen, soweit sie für die weitere Betreuung nicht erforderlich sind.

Verschlüsselung ist eine Schutzmaßnahme. Sie ersetzt nicht die Prüfung, ob Anbieter, Vertragsbedingungen und tatsächliche Datenverarbeitung für Ihre Kanzlei geeignet sind. Dafür liefern wir die technischen Angaben.

Dazu gehört die Schlüsselverwaltung: ein Sicherheitsschlüssel je Person am Arbeitsplatz, ein zweiter im Schrank, dokumentierte Wiederherstellungscodes, ein Verfahren für Verlust und Austritt. Die Schlüssel liefern wir als Yubico-Partner zum Marktpreis.

Die Unterlagen gehören dazu

Für unsere eigene Dienstleistung stellen wir Vertragsunterlagen, Vertraulichkeitsregelungen, eine Maßnahmenbeschreibung und Angaben zu eingesetzten Unterauftragnehmern bereit. Datenrückgabe, Löschung und benötigte Zugriffe werden darin für den vereinbarten Auftrag beschrieben.

Damit kann die Kanzlei unsere Leistung fachlich und rechtlich prüfen. Welche zusätzlichen Anforderungen im konkreten Mandatsumfeld gelten und ob Verträge anderer Anbieter genügen, beurteilt die Kanzlei beziehungsweise ihre Rechtsberatung.

KI und lokale Verarbeitung

Bei KI-Werkzeugen erfassen wir insbesondere, welche Daten eingegeben werden, wo sie verarbeitet werden und welche Zugriffe der Anbieter hat. Lokale Verarbeitung kann externe Datenflüsse verringern. Die zuständigen Personen in der Kanzlei oder Praxis entscheiden über die Freigabe für Mandanten- oder Patientendaten. Wir stellen dafür die technischen Befunde bereit. Offene Rechtsfragen klärt die Kanzlei oder Praxis mit ihrer Rechtsberatung. Unsere Umsetzung beschreiben wir unter KI im Betrieb.

Zuständigkeiten

Unser Auftrag umfasst die vereinbarte IT-Einrichtung, technische Dokumentation und Unterweisung sowie Unterlagen zu unserer eigenen Dienstleistung. Die rechtliche Prüfung fremder Verträge, Beratung zu Berufspflichten und Bearbeitung von Mandatsangelegenheiten gehören nicht dazu.