Warenwirtschaft und Rechnungswesen

Ein System, keine drei

In vielen Betrieben liegen Angebote in Word, Rechnungen in einem zweiten Programm, Artikel in einer Tabelle und der Kundenstamm im Mailprogramm. Das geht lange gut und wird teuer, sobald jemand nachfragt: Welche Preise galten damals, wie hoch ist der Bestand, welche Rechnung gehört zu welchem Auftrag.

Wir wählen mit Ihnen eine Software, die zu Ihrem Betrieb passt, richten sie ein und übernehmen die Altdaten. Für Angebote, Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung kann eine schlanke Lösung genügen. Wenn Sie auch Lagerbestände, Einkauf oder Stücklisten verwalten, berücksichtigen wir diese Funktionen bei der Auswahl der Warenwirtschaft.

Belege ohne Umwege weiterverarbeiten

Wir richten Belegvorlagen und wiederkehrende Rechnungen ein. Auf Wunsch richten wir außerdem die Übertragung von Belegen und Buchungsdaten an Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung ein. Bei Papierbelegen kann ein abgestimmter Scanablauf mit Dokumentenmanagement, etwa Paperless-ngx, helfen. Welche Belege in welchem System geführt und wie sie übertragen werden, legen wir vorab fest, damit keine doppelte Pflege entsteht. Auswahl, Einrichtung und spätere Anpassungen können Sie bei uns beauftragen.

Altdaten übernehmen

Der Umstieg entscheidet sich an den Daten. Artikelnummern, Preisstände, Kundennummern, offene Posten: Wir exportieren aus dem Altsystem, bilden die Felder ab, schreiben wo nötig ein Konvertierungsskript und spielen zuerst in eine Testumgebung ein. Danach Stichproben gegen das Altsystem, erst dann der Wechsel. Der Altbestand bleibt lesbar erhalten, denn die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO endet nicht mit dem Programmwechsel.

Anschluss an die Buchhaltung

Wir richten den Export von Belegen und Buchungsdaten im benötigten Format ein, etwa DATEV. Welche Daten übertragen werden und wie sie ankommen sollen, stimmen wir mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung ab. Kontenzuordnung und Steuersätze übernehmen wir nach deren fachlichen Vorgaben und testen die Übertragung gemeinsam. Für die Verfahrensdokumentation beschreiben wir die eingesetzten Systeme, Datenwege, Berechtigungen und Kontrollen. Die steuerliche Beurteilung Ihrer Geschäftsvorfälle übernimmt Ihre Steuerberatung.

Vorlagen und Abläufe

Wir gestalten Vorlagen für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Zahlungserinnerungen in Ihrem Erscheinungsbild. Rechtlich oder steuerlich relevante Texte, Angaben, Beträge und Fristen übernehmen wir nach Ihren freigegebenen Vorgaben. Wiederkehrende Rechnungen, Zahlungsabgleich und Erinnerungsabläufe lassen sich anschließend automatisieren; siehe Individualsoftware und Automatisierung.