Drucken, Scannen und Dokumentenmanagement

Ein Gerät, das alle erreichen

Drucker am Netzwerk statt am Einzelrechner, mit Druckerwarteschlange, die auch funktioniert, wenn der Kollege ausgeschaltet hat. Wir richten die Geräte auf allen Arbeitsplätzen ein, mit richtigen Voreinstellungen: beidseitig, Schwarzweiß als Standard, Farbe wenn gewollt. Die Papierfächer ordnen wir dem eingelegten Papier zu, etwa Briefpapier oder Normalpapier, damit Druckaufträge das passende Fach verwenden.

Wir wählen Drucker und Scanner herstellerunabhängig nach Ihrem Druckvolumen, den benötigten Funktionen und dem tagesaktuellen Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Dabei berücksichtigen wir auch die laufenden Kosten für Verbrauchsmaterial und Wartung. Sie erhalten konkrete Empfehlungen und können direkt beim Händler bestellen. Leasing mit Wartung bieten wir nur an, wenn es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Andernfalls empfehlen wir den Kauf.

Scans, die im richtigen Ordner landen

Der Knopf am Gerät soll etwas Sinnvolles tun: Beleg in den Buchhaltungsordner, Post in das Sammelpostfach, Vertrag als durchsuchbare PDF in die Akte. Wir legen die Ziele an, aktivieren Texterkennung, benennen die Dateien nach einem Muster mit Datum und richten die direkte Übertragung an den vorgesehenen Ordner oder das gewünschte Postfach ein. Dafür wählen wir Geräte und Übertragungswege, bei denen die Scans nicht zuerst in die Cloud des Geräteherstellers hochgeladen werden.

Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx

Ein Ordner voller Scans ist noch keine gut nutzbare Ablage. Mit Paperless-ngx werden Dokumente durch Texterkennung durchsuchbar und lassen sich nach Absender, Datum, Dokumentart und Schlagworten finden. Wir richten Import, Zuordnungsregeln und Berechtigungen passend zu Ihrem Betrieb ein. Vorschläge und Erkennungsergebnisse werden im vereinbarten Ablauf kontrolliert.

Für die tägliche Post kommen auch kompakte WLAN-Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug infrage. Wir prüfen bei der Auswahl, ob das Gerät Scans ohne dauerhaft angeschlossenen Arbeitsplatzrechner in einen festgelegten Eingangsordner übertragen kann. Paperless-ngx übernimmt von dort die Verarbeitung. So kann der Scanner dort stehen, wo die Post geöffnet wird.

Dokumentenablage, Freigaben und Sicherung planen wir zusammen. Der Ablauf kann mit Warenwirtschaft und Rechnungswesen oder einer individuellen Automatisierung verbunden werden. Paperless-ngx ersetzt dabei weder die Buchhaltung noch die fachliche Prüfung eines Belegs.

Papierablauf und Aufbewahrung

Wir dokumentieren mit Ihnen den Scanablauf: Erfassung, Qualitätskontrolle, Ablage, Zugriffsrechte und Sicherung. Die steuerlichen Vorgaben zu Aufbewahrung, Originalbelegen und Papiervernichtung stimmen Sie mit Ihrem Steuerbüro ab. Wir setzen die vereinbarten Vorgaben technisch um und beschreiben den tatsächlichen Ablauf.

Verbrauchsmaterial im Leasing

Die Versorgung mit Toner und Trommeln kommt im Rahmen eines Leasingvertrags infrage. Welche Verbrauchsmaterialien und Lieferleistungen enthalten sind, richtet sich nach dem vereinbarten Vertragsumfang.