IT-Infrastruktur in Ihrem Büro

Das folgende Beispiel beschreibt eine erfundene Kanzleigründung. Es beginnt mit dem, was die beiden Steuerberater mitbringen und für ihre Arbeit brauchen. Daran zeigen wir, wie wir gemeinsam mit ihnen Anschluss, Arbeitsplätze, Telefonie, Mail und Dateiablage planen.

Woran es meistens hängt

Viele Büros sind irgendwann arbeitsfähig gemacht worden und seither nie wieder neu durchdacht. Mit der Zeit kommen weitere Geräte, Programme und Konten hinzu. Dateien liegen an mehreren Stellen, Informationen werden doppelt erfasst, und bei einer Störung ist unklar, wer sich darum kümmert. Wenn solche Umwege den Alltag bestimmen, lohnt sich ein gemeinsamer Blick auf Technik und Abläufe.

Ein Beispiel: eine Kanzlei vor dem Einzug

Die Ausgangslage

Zwei Steuerberater wollen gemeinsam eine Kanzlei eröffnen und haben geeignete Räume gefunden. Beide besitzen bereits ein Notebook. Eine gemeinsame Rufnummer, geschäftliche Postfächer und eine gemeinsame Dateiablage sind noch nicht eingerichtet. Welche Internetanschlüsse am Standort verfügbar sind und ob die vorhandenen Netzwerkdosen funktionieren, wissen sie noch nicht.

Ihre Wünsche können sie dagegen konkret beschreiben: Beide telefonieren viel und möchten Tischtelefone nutzen, bei längeren Gesprächen zusätzlich ein Headset. Sie wollen Belege und die zugehörige Bearbeitung gleichzeitig im Blick haben, gelegentlich von zu Hause arbeiten und später Mitarbeitende einstellen. Die technischen Einzelheiten sind offen. Für die Planung holen sie uns dazu, bevor sie Anschlüsse bestellen und weitere Geräte kaufen.

Vom Arbeitsablauf zur technischen Planung

Die Kanzleisoftware. Zuerst lassen wir uns zeigen, mit welcher Software die beiden arbeiten wollen und wie ein Mandat darin bearbeitet wird. Anhand der veröffentlichten Systemanforderungen und Dokumentation prüfen wir, was für Rechner, Datenablage, Mail und den Zugriff von zu Hause benötigt wird. Nur bei offenen Fragen ist eine Rückfrage beim Softwareanbieter nötig. Gemeinsam legen wir fest, wo Belege, Korrespondenz und Arbeitsergebnisse abgelegt werden. Diese Entscheidungen bilden die Grundlage für die weitere Einrichtung.

Der Anschluss. Wir prüfen die verfügbaren Anschlüsse am Standort und nehmen die vorhandene Verkabelung auf. Anschließend vergleichen wir die benötigte Bandbreite in beide Richtungen, die vereinbarten Entstörzeiten und eine mögliche Ersatzverbindung. Die beiden erfahren, welche Arbeiten bei einem Ausfall weiter möglich wären und welche Kosten die Varianten verursachen. So können sie vor der Bestellung entscheiden, welche Lösung zu ihrem Betrieb passt.

Die Telefonie. Für dieses Beispiel planen wir eine Cloud-Telefonanlage mit Tischtelefonen an beiden Arbeitsplätzen und passenden Headsets. Die Gerätewahl richtet sich nach der gewünschten Bedienung und dem Arbeitsalltag. Mit den beiden stimmen wir ab, wer eingehende Anrufe annimmt, wie weiterverbunden wird und was außerhalb der Bürozeiten geschieht. Außerdem prüfen wir, ob sich das Adressbuch der Kanzleisoftware anbinden lässt. Diese Funktionen testen wir bei der Einrichtung gemeinsam.

Auch im Homeoffice können die beiden unter ihrer Kanzleirufnummer telefonieren. Auf ihren Mobiltelefonen nutzen sie dafür die eingerichtete App oder Mobilfunkanbindung. Zusätzliche Tischtelefone ordnen wir über ihre MAC-Adressen der Cloud-Telefonanlage zu. Zu Hause schließen sie diese nur an Strom und das Netzwerk mit Internetzugang an. Die Geräte laden ihre Einstellungen automatisch per Autoprovisionierung. Am Telefon selbst muss nichts eingerichtet werden.

Die Arbeitsplätze. Wir prüfen, ob die vorhandenen Notebooks die Anforderungen der Kanzleisoftware erfüllen und sich mit den gewünschten Bildschirmen betreiben lassen. Für die parallele Arbeit an Belegen und Bearbeitungsfenstern sehen wir in diesem Beispiel zwei Bildschirme je Platz vor. Zusätzliche Geräte wählen wir nach dem festgestellten Bedarf aus. Zur Planung gehört auch, welche Daten auf den Notebooks liegen dürfen und wie diese in die Sicherung einbezogen werden.

Mail und Dateiablage. Wir schlagen Dienste für geschäftliche Postfächer und die gemeinsame Ablage vor, die zu den besprochenen Arbeitsabläufen passen. Dazu erläutern wir Speicherorte, Datenwege, Zugriffsrechte sowie die Möglichkeiten zur Sicherung und späteren Datenübernahme. Die Kanzlei beziehungsweise ihre Rechtsberatung beurteilt die rechtliche Eignung der Angebote anhand der Anbieterunterlagen und unserer technischen Beschreibung.

Zugriffe und Sicherung. Die beiden benennen, wer welche Aufgaben übernehmen soll. Wir übersetzen das in Berechtigungen und erklären, welche Zugänge wir für Einrichtung und Betreuung benötigen. Auch die Anmeldung mit Sicherheitsschlüsseln und den Umgang mit einem verlorenen Schlüssel üben wir mit ihnen. Wir dokumentieren die vereinbarten Zugriffe und richten sie entsprechend ein. Für die Datensicherung vereinbaren wir Umfang, Aufbewahrung und einen Wiederherstellungstest. Vorübergehende Zugänge entfernen wir nach Abschluss der jeweiligen Arbeiten.

Damit steht ein abgestimmter Plan für die Einrichtung. Die Grafik zeigt, wie die vorgesehenen Geräte und Dienste zusammenhängen.

Früh planen, später leichter arbeiten

Frühe Planung kann spätere Umstellungen erleichtern. Eine geprüfte Sicherung, verlässlich eingerichtete Telefonie und nachvollziehbare Zugriffsrechte helfen im Arbeitsalltag. Wenn Sie wissen wollen, wo Ihr Büro steht, nehmen wir die Technik und Abläufe gemeinsam auf.