Umzüge und Migration

Die Reihenfolge entscheidet

Bei einem Anbieterwechsel müssen Datenübernahme und Umschaltung zusammenpassen. Wir erfassen zuerst Systeme und Abhängigkeiten, testen die Übernahme und kopieren Daten möglichst vorab. Danach folgen ein abgestimmtes Umschaltfenster und der abschließende Abgleich. Wie lange der Altbestand erhalten bleibt und unter welchen Bedingungen zurückgewechselt wird, steht im Migrationsplan.

Den Umzug für bessere Datensicherung nutzen

Ein Umzug ist eine gute Gelegenheit, einen bisher fehlenden Backupserver einzuführen. Er kann bereits vor dem Umzug am neuen Standort eingerichtet werden, den Datenbestand der bisherigen Systeme übernehmen und anschließend laufend Änderungen aus dem Altbestand nachziehen. So stehen die Daten schon vor Ort bereit, während im bisherigen Büro weitergearbeitet wird. Nach dem Umzug übernimmt der Backupserver die regelmäßige Sicherung der neuen Umgebung.

Dabei planen wir mehrere Wiederherstellungsstände und testen die Rücksicherung. Der laufende Abgleich allein schützt noch nicht vor versehentlich gelöschten oder beschädigten Dateien. Aufbewahrung, Zugriffsschutz und eine zusätzliche getrennte Sicherung gehören deshalb mit ins Konzept; siehe Datensicherung und Wiederherstellung.

Was wir umziehen

Wir übernehmen Postfächer, Kalender, Kontakte, Dateiablagen und Archive in die neue Umgebung. Dabei prüfen wir, welche Freigaben, Versionsstände und Funktionen sich übertragen lassen und wo Anpassungen nötig sind. Für aufbewahrungspflichtige Inhalte planen wir den weiteren Zugriff auch nach Abschaltung des Altsystems.

Bei Servern übertragen wir die benötigten Anwendungen einschließlich Datenbanken und Konfiguration. Bei einem Arbeitsplatzwechsel richten wir das neue Gerät ein, übernehmen die vorhandenen Daten und verbinden Programme, Drucker und Zugänge wieder mit den benötigten Systemen.

Büroumzug

Wenn das Büro umzieht, planen wir Internetanschluss, Verkabelung, Switches, WLAN und Telefonie. Am neuen Standort werden Geräte aufgestellt und angeschlossen, Drucker eingerichtet und die benötigten Verbindungen geprüft. Den beauftragten Umfang und die Abstimmung mit anderen Gewerken halten wir vorab fest.

Fehlt am neuen Standort ein Festnetzanschluss, prüfen wir eine Mobilfunklösung als Übergang oder Alternative. In einem ähnlich gelagerten Fall haben wir das neue Büro ab dem ersten Tag über 5G angebunden. Dank Site-to-Site-VPN konnten Mitarbeiter am neuen Standort auch Drucker des alten Standorts nutzen und umgekehrt; siehe Praxisbericht zum Standort ohne Festnetz.

Die Zahl der Geräte und die verfügbare Unterstützung bestimmen den Zeitplan mit. Hundert Arbeitsplätze am Freitag abzubauen, zu transportieren und bis Montag wieder einzurichten, ist eine andere Aufgabe als ein vorbereiteter Serverwechsel. Wir planen nötige Unterstützung, Reserven und gegebenenfalls einen Umzug in Etappen ein.

Telefonie beim Standortwechsel

Eine bestehende Cloud-Telefonanlage zieht bei unverändertem Anbieter normalerweise ohne Rufnummernportierung mit: Geräte und Zugänge werden am neuen Standort eingerichtet. Eine Portierung ist vor allem bei einem Anbieterwechsel nötig. Beim Wechsel des Ortsnetzbereichs klären wir zusätzlich mit dem Anbieter, ob die bisherige Ortsnetzrufnummer weiter genutzt werden darf oder eine neue Nummer erforderlich ist; siehe Telefonanlage aus der Cloud.

Microsoft 365, Google Workspace und andere Plattformen

Wir unterstützen den Weiterbetrieb, die Einführung und den Wechsel zwischen Microsoft 365, Google Workspace und anderen Lösungen. Welche Umgebung passt, hängt von Ihren Anwendungen, Zusammenarbeit, Datenanforderungen und Kosten ab. Eine vorhandene Plattform muss nicht ersetzt werden, um Ihre IT zu verbessern.

Wir haben umfangreiche Erfahrung mit Google Workspace und Microsoft 365. Für den laufenden Betrieb siehe auch Betrieb und Hosting.

Proton kommt besonders dann als Alternative infrage, wenn der Schutz vertraulicher Daten im Vordergrund steht. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) schützt Inhalte so, dass auch der Anbieter sie nicht lesen kann. Bei E-Mails an andere Anbieter besteht dieser Schutz allerdings nicht automatisch: Dafür sind beispielsweise eine vereinbarte PGP-Verschlüsselung oder passwortgeschützte Nachrichten nötig.

Dieser Schutz bringt auch zusätzlichen Aufwand und mögliche Einschränkungen mit sich. Die Suche im Nachrichtentext benötigt bei Proton Mail im Browser einen lokal aufgebauten Suchindex. Für die Nutzung mit Outlook oder Thunderbird richten wir Proton Mail Bridge auf dem Rechner ein. Auch die Wiederherstellung muss vorbereitet sein: Nach einem Passwortverlust reicht das Zurücksetzen des Passworts allein nicht immer aus, um verschlüsselte Daten wieder zu öffnen. Ohne geeignete Wiederherstellungsmöglichkeit kann der Zugriff dauerhaft verloren gehen.

Wir begleiten die Auswahl, Einrichtung und den Umstieg auf Proton Mail, Proton Calendar und Proton Drive. Vorab prüfen wir gemeinsam, ob der zusätzliche Schutz zu Ihren Anforderungen passt und welche Folgen er für Suche, Freigaben, Zusammenarbeit und vorhandene Programme hat. Importwege, Datensicherung und Wiederherstellung gehören dabei in den Migrationsplan.

Bei einem Wechsel prüfen wir Exportmöglichkeiten für Postfächer, Kalender, Kontakte, OneDrive oder Google Drive und gemeinsame Ablagen. Funktionen, die sich im Zielsystem anders verhalten oder nicht übernehmen lassen, gehören vorab in den Plan.

Vor dem Wechsel dokumentieren wir bestehende Freigabelinks und übernehmen die von Ihnen festgelegten Aufbewahrungsvorgaben in den Migrationsplan. Offene rechtliche oder steuerliche Fragen zu diesen Vorgaben klären Sie mit Ihrer Rechtsanwältin, Ihrem Rechtsanwalt oder Ihrer Steuerberatung, bevor ein Altbestand gelöscht oder ein Zugang gekündigt wird.

Am Ende steht eine Prüfliste

Jeder Umzug wird abgenommen: Zählen der übernommenen Objekte, Stichproben im Altbestand, Prüfung der Zustellbarkeit, Test der Sicherung im neuen System, Übergabe der Zugänge. Erst danach wird das alte System abgeschaltet, und auch das wird bestätigt.