Domains, DNS und Mailzustellung

Warum landet Mail im Spamordner?

Weil Empfänger prüfen, ob eine Nachricht wirklich von Ihrer Domain kommt. Fehlen die passenden Einträge im DNS, ist die Antwort „vielleicht“, und die Nachricht wird einsortiert oder abgewiesen. Drei Einträge lösen das: SPF benennt die Server, die für Ihre Domain senden dürfen, DKIM unterschreibt jede Nachricht, DMARC sagt dem Empfänger, was er mit Fälschungen tun soll, und liefert Berichte darüber, wer in Ihrem Namen sendet.

Diese Berichte sind der interessante Teil: Sie zeigen, ob ein Newsletter-Dienst, ein Shop oder ein Buchhaltungsprogramm unter Ihrer Adresse sendet, ohne dass es jemand eingetragen hat. Wir richten die Einträge ein, lesen die Berichte eine Zeit lang mit und stellen DMARC dann von Beobachten auf Ablehnen.

Transportsicherung

Wer Unterlagen als Anhang verschickt, sollte wissen, ob die Verbindung zwischen den Mailservern verschlüsselt war. Von außen erzwingen lässt sich das mit MTA-STS und DANE: Beide sagen dem sendenden Server, dass unverschlüsselte Zustellung nicht akzeptiert wird. Für Betriebe, die Berufsgeheimnisse oder Gesundheitsdaten versenden, ist das keine Feinheit, sondern Teil der Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

Domains

Wir verwalten Domains, verlängern rechtzeitig, halten die Inhaberdaten aktuell und ziehen sie auf Wunsch zu einem anderen Registrar um. Die Domain gehört Ihnen, nicht uns. Inhaber im Register ist Ihr Betrieb, die Zugangsdaten bekommen Sie ausgehändigt, und ein Wechsel des Dienstleisters scheitert nicht daran, dass jemand den Authcode nicht herausgibt.

Wenn die Adresse gewechselt wird

Bei einem reinen Anbieterwechsel mit eigener Domain bleibt die Mailadresse erhalten. Signaturen und Visitenkarten müssen dann nicht geändert werden. Ändert sich die Mailadresse tatsächlich, etwa beim Wechsel von einer Anbieteradresse zu einer eigenen Domain, bleiben alte Adressen für eine Übergangszeit erreichbar und werden weitergeleitet. In diesem Fall werden Signaturen und Visitenkarten angepasst und wichtige Absender informiert. Was dabei in welcher Reihenfolge passiert, steht unter Umzüge und Migration.